Algemene Privacyverklaring gemeente Heerlen

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens? 

De gemeente vindt het belangrijk dat een inwoner van Heerlen ons zo vroeg mogelijk informeert over een groot risico op financiële problemen. Een onbetaalde rekening voor huur, zorgpremie, energie of water kan een teken zijn van financiële problemen. Daarom zijn verhuurders, zorgverzekeraars, energiebedrijven en het waterbedrijf verplicht om betalingsachterstanden te melden bij de gemeente Heerlen. De gemeente biedt u dan een gesprek en hulp bij uw geldzaken aan. Wij willen u graag helpen.

Wij hebben hiervoor uw persoonsgegevens nodig. Team Schuldhulpverlening van de gemeente Heerlen neemt contact met u op per mail of telefoon. Als wij geen e-mailadres en telefoonnummer van u hebben, dan krijgt u een brief. Soms komt team Schuldhulpverlening op huisbezoek.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Gegevens die wij gebruiken zijn onder andere:

• Naam, adres en woonplaats
• Geboortedatum
• Geslacht
• Administratienummer
• BSN
• Telefoonnummer
• Gegevens over de openstaande betalingen
• Gegevens over uw lopend schuldhulpverleningstraject
• Gegevens over de contacten met de inwoner
• Gegevens over het resultaat van het contact met de inwoner
• Gegevens over het goedvinden of afwijzen van het hulpaanbod
• Hoe we de betalingsachterstand gaan aanpakken
• Oplossingen en verslagen van uw hulpverleners

Waarom gebruiken we uw gegevens?

We gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het bekijken en voorkomen van schulden die voor problemen zorgen, dreigende schulden, huisuitzettingen, afsluitingen en oplopende incassokosten.
• Het opzoeken en informeren van en praten met (medewerkers van) vaste-lasten-partners en hulpverlenende organisaties.
• Het maken van verslagen om onze diensten, doelen en regels te verbeteren.
• Het doen van onderzoek en metingen.
• Het doen van onderzoek naar de tevredenheid van deelnemers.

Met wie delen wij uw gegevens?

We delen persoonsgegevens met de meldende partijen. We geven aan of u het goed vindt dat wij u helpen. Wilt u niet dat wij de gegevens van uw achterstanden in betalen krijgen? Meld dit dan bij uw verhuurder, zorgverzekeraar, energie- en/of waterbedrijf.

De gemeente werkt ook samen met de Buurtteams Heerlen. Buurteams Heerlen hebben de kennis om in persoonlijke situaties inwoners te motiveren om hulp te accepteren. En om inwoners te begeleiden en ondersteunen bij het oplossen van één of meer problemen. Buurtteams Heerlen neemt telefonisch contact met u op en kan bij u thuis langskomen voor een bezoek

Ook delen wij persoonsgegevens met verwerkers die voor ons werken, bijvoorbeeld applicatiebeheerders.

Persoonsgegevens blijven altijd binnen de landen van de Europese unie, én Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. We geven ze niet door aan andere landen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor onze doelen. We bewaren de persoonsgegevens tot maximaal 6 maanden als:

• De inwoner niet reageert op aanbod, geen hulpvraag heeft of hulpaanbod niet goed vindt.
• Tijdens contact met de inwoner duidelijk is dat de achterstand van betalen (binnen 28 dagen na binnenkomen) niet meer bestaat. Er is dus geen hulpvraag.

Wat is de wettelijke reden?

Om persoonsgegevens te mogen gebruiken is er een wet nodig. De gemeente is in de wet verplicht om u te helpen bij het vroeg signaleren van achterstanden bij betalen. 

• Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, artikel 3, 8b, 8c, en 8d
• Besluit gemeentelijke Schuldhulpverlening, artikel 2(3) en artikel 3
• Gemeentelijk beleidsplan schuldhulpverlening

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

De taken voor de gemeente voor jeugdhulp liggen vast in de Jeugdwet. Het gaat om preventie, ondersteuning, hulp en zorg aan kinderen, jongeren (jeugdigen) en hun ouders bij opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen.

De gemeente heeft de taak om de jeugdhulp te verzorgen. Zo is de gemeente verantwoordelijk voor de toegang tot jeugdhulp en het inkopen en vergoeden daarvan. We verlenen de jeugdhulp niet zelf. Dat doen professionals met wie de gemeente contracten afsluit.

Om dit te doen werken wij met persoonsgegevens. In deze korte privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doelen en hoe lang we uw gegevens bewaren.

In deze korte privacyverklaring leggen we uit hoe we dit doen.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

De gegevens die wij gebruiken zijn onder andere:

• Naam, adres, woonplaats
• Contactgegevens van de jeugdige van de aanvraag en van de gezaghebbende ouder(s)/ wettelijke vertegenwoordiger
• BSN van de jeugdige van de aanvraag en van de gezaghebbende ouder(s)/ wettelijke vertegenwoordiger
• Contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres van de gezaghebbende ouder(s)/ wettelijke vertegenwoordiger en evt. van de jeugdige
• Contactgegevens van het sociale netwerk
• Woonsituatie
• Gezinssamenstelling
• Gegevens over veiligheid(risico’s)
• Gegevens over de ontwikkeling en opvoeding van de jeugdige
• Gegevens over de hulpverleningsgeschiedenis van de jeugdige
• Contactgegevens en resultaten van al betrokken hulpverleners
• Gegevens over gezondheid en/of diagnostiek als dat nodig is
• Informatie over nodigde en geleverde jeugdhulp
• Reden beëindigen hulp/zorg
• Verwijzer of aanvrager van de jeugdhulp (zoals jeugdhulpprofessional, huisarts, school, OKT)
• Informatie over bezwaar
• Productcode (zorgzwaarte)

Waarom gebruiken we uw gegevens?

We gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen: 

• Begeleiden naar passende Jeugdhulp
• Aanmelden voor preventieve en ambulante Jeugdhulp bij JenS Helpt
• Beantwoorden van klantvragen en vastleggen van contactmomenten
• Het vaststellen van het woonplaatsbeginsel
• Uitvoeren van een brede vraagverheldering
• Opstellen van een analyseverslag met het besluit over inzet van Jeugdhulp
• Het verlenen van beschikkingen en maatwerkovereenkomsten voor de (specifieke) jeugdhulp
• Raadplegen van het gezag register
• Het opstellen van een gezinsplan met te bereiken doelen
• Het geven van toestemming aan aanbieder voor jeugdhulp aan hulpzoekenden
• Het vergoeden van kosten aan aanbieders voor de jeugdhulp
• Het bijhouden van de administratie voor het toekennen van jeugdhulp en de financiële afhandeling
• Het monitoren van de budget en het sturen op kosten en contracten
• Uitvoeren van klant- en/of cliënttevredenheidsonderzoeken

Met wie delen wij uw gegevens?

Als het nodig is, mogen wij uw gegevens delen met gecontracteerde jeugdhulpaanbieders via de gemeente Maastricht. Ook delen wij gegevens met JenS voor het aanmelden voor preventieve en ambulante jeugdhulp. We delen ook soms gegevens met verwijzers en de Sociale Verzekeringsbank (voor het persoonsgebonden budget). Deze partijen werken samen met de gemeente om de Jeugdwet uit te voeren. 

Als wij informatie van andere partijen nodig hebben om uw hulpvraag te kunnen beoordelen, hebben wij soms uw toestemming nodig. Dit bespreken wij met u.  

Persoonsgegevens blijven altijd binnen de landen van de Europese unie, én Noorwegen, IJsland en Liechtenstein en geven wij niet door aan andere landen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor onze taken of zoals het staat in de Archiefwet. De gegevens die we verwerken voor de jeugdhulp bewaren we 20 jaar.

Breken we de jeugdhulpvraag af of verklaren we het niet ontvankelijk, dan bewaren we de verwerkte gegevens 6 weken.

Wat is de wettelijke reden?

Om persoonsgegevens te mogen gebruiken is er een wet nodig. De gemeente is in de wet verplicht om u te helpen. De gemeente mag alleen persoonsgegevens verwerken en delen als de Jeugdwet dat toestaat. 

• Jeugdwet artikel 2.3, artikel 7.4.0 en artikel 8.1.1
• Regeling Jeugdwet (16 augustus 2016)

Zonder deze wet mag de gemeente alleen met toestemming van jeugdige en/of gezaghebbende ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger gegevens delen. 

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

De gemeente zorgt voor de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 (WMO 2015). Het gaat om ondersteuning bij de zelfredzaamheid en participatie van de inwoner. Het mogelijk maken van zelfstandig wonen, meedoen in de samenleving, zorg en ondersteuning aan huis/in de buurt valt onder de WMO. Om deze zorg en ondersteuning te verzorgen gebruiken we persoonsgegevens. 

Maatschappelijke opvang is voor dak- en thuislozen met bijvoorbeeld psychiatrische en-of verslavingsproblemen die begeleiding nodig hebben om een stabieler bestaan op te bouwen. Beschermd wonen is voor mensen met (langdurige) bijvoorbeeld psychiatrische problemen. Zij kunnen (nog) niet (helemaal) zelfstandig functioneren binnen de samenleving. Beschermd wonen biedt ze wonen met 24 uur toezicht en begeleiding in de buurt.

In deze korte privacyverklaring leggen we uit hoe we dit doen.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

De gegevens die wij gebruiken zijn onder andere:

• Naam, adres, woonplaats
• BSN
• Nationaliteit en verblijfsrecht
• Contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres
• Contactgegevens van het sociale netwerk
• Gegevens over zelfredzaamheid
• Woonsituatie en gezinssamenstelling
• Gegevens over het trajectplan en nagestreefde doelen
• Gegevens over te nemen acties en genoten voorzieningen
• Informatie over betrokken zorgaanbieder(s)
• Gegevens over de gezondheid als dat nodig is om de vraag naar ondersteuning te kunnen beoordelen
• Financiële gegevens
• Strafrechtelijke gegevens als dat nodig is om de vraag naar opvang en ondersteuning te kunnen beoordelen vanuit maatschappelijke opvang en beschermd wonen
• Gegevens over de achtergrond van het woonverleden en dakloosheid vanuit maatschappelijke opvang en beschermd wonen
• Gegevens om de juiste financieringsvorm van uw ondersteuning te kunnen beoordelen

Waarom gebruiken we uw gegevens?

We gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Begeleiden naar passende zorg
• Uitvoeren van een intake en onderzoek om te bepalen of een inwoner recht heeft op een beschermd wonen traject of maatschappelijke opvang
• Opstellen van een onderzoeksplan en/of trajectplan en het versturen van een indicatie- of toekenningsbeschikking
• Bieden van proces- en casusregie aan inwoners met een complexe zorgvraag
• Beantwoorden van klantvragen en vastleggen van contactmomenten
• Doorsturen van het onderzoeksplan en de beschikking naar samenwerkingspartners die voor de gemeente de zorg verlenen
• Vaststellen of de gemeente financieel verantwoordelijk is voor de zorg en ondersteuning
• Voeren van de administratie voor de zorg, ondersteuning en financiële afhandeling
• Verzorgen van uitbetalingen van persoonsgebonden budgetten (pgb)
• Onderzoeken van het rechtmatig gebruik van toegekende pgb’s
• Vaststellen en innen van een eigen bijdrage
• Vergoeden van kosten aan zorgaanbieders voor geleverde zorg
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op processen en dienstverlening
• Opstellen van managementrapportages om dienstverlening te verbeteren en beleid te verantwoorden
• Uitvoeren van klant- en/of cliënttevredenheidsonderzoeken

Met wie delen wij uw gegevens?

Soms is het nodig dat wij uw persoonsgegevens delen met andere organisaties. Dit doen we alleen als dat nodig is om onze taken goed uit te voeren, of als dit verplicht is volgens de wet. Soms vragen wij eerst uw toestemming. Als dat nodig is, laten wij u dit op tijd weten.

Wij werken samen met verschillende organisaties om u zorg en ondersteuning te bieden. Denk bijvoorbeeld aan zorgaanbieders, maatschappelijke dienstverleners en de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Binnen de gemeente Heerlen kunnen we uw gegevens ook delen met andere teams, zoals WMO, Jeugdwet en Toegang.

De gemeente Heerlen voert taken uit voor beschermd wonen en maatschappelijke opvang voor de Parkstad-gemeenten. Dit zijn de gemeenten Brunssum, Beekdaelen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal. Omdat Heerlen centrumgemeente is, kunnen wij uw gegevens ook delen met de andere Parkstad-gemeenten. Dit doen we alleen als dat nodig is om passende zorg of ondersteuning te bieden.

Voor beschermd wonen werken wij samen met het Samenwerkingsverband Beschermd Thuis Parkstad voor de uitvoering van de zorgvraag. Ook voor de uitvoering van maatschappelijke opvang werken wij samen met Levantogroep, het Leger des Heils, Credo huis en andere instellingen die opvang bieden.

Uw persoonsgegevens blijven altijd binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij geven ze niet door aan andere landen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

De gemeente Heerlen heeft de taak om te zorgen dat inwoners van Heerlen de hulp kunnen krijgen waar zij recht op hebben. Wij bewaren de gegevens voor dit doel maximaal 15 jaar. Soms verwijderen wij gegevens eerder. 

Wat is de wettelijke reden?

Wij gebruiken alleen persoonsgegevens als dit in de wet mag. De WMO 2015 regelt welke gegevens dat de gemeente mag gebruiken om haar taken uit te voeren. Dit staat in vooral in hoofdstuk 5 van de WMO 2015 (vooral artikel 5.1.1. en volgende artikelen). 

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

De gemeente Heerlen heeft verschillende taken om de stad veilig te houden. Dit zijn onder andere taken die o.a. beschreven staan in de Gemeentewet en de Algemene Plaatselijk Verordening. Deze worden ingezet om de veiligheid en welzijn van de inwoners te verbeteren. Team Sociale Veiligheid en Buurtregie voert deze taken uit voor de burgemeester en het college. Om deze taken uit te voeren, kunnen persoonsgegevens worden gebruikt.   

Welke persoonsgegevens gebruiken wij? 

Gegevens die wij gebruiken zijn onder andere:

• Naam, adres, woonplaats
• Geboortedatum en/of leeftijd
• Geslacht
• Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer
• Burgerservicenummer
• Financiële/fiscale gegevens
• Strafrechtelijke gegevens
• Gegevens over de gezondheid
• Politiegegevens

Waarom gebruiken we uw gegevens? 

We gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Opleggen van diverse bestuurlijke maatregelen op grond van o.a. de Algemene Plaatselijke Verordening, Overlastwet, Wet aanpak woonoverlast, Gemeentewet, Opiumwet
• Controle van (leegstaande) bedrijfspanden, coffeeshops, en (leegstaande)garageboxen
• Adviseren over de risico’s en het gebruiken van bevoegdheden vanuit de burgemeester bij betogingen en demonstraties
• Adviseren over inzet cameratoezicht
• Toepassing van Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur)
• Adviseren over aanpak ordeverstoorders evenementen bijv. voetbal
• Adviseren over aanpak jeugdoverlast
• Adviseren over aanpak woonoverlast
• Controle horeca en digitale opkopers register en inkoopregister (Wpg)
• Adviseren over de verbetering van sociale veiligheid en leefbaarheid 

Met wie delen wij uw gegevens?

Als het nodig is, deelt de gemeente Heerlen uw persoonsgegevens met o.a. politie en het Openbare Ministerie. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens delen met ketenpartners zoals het Zorg-en Veiligheidshuis Parkstad en woningcorporaties. En andersom kunnen wij ook uw persoonsgegevens krijgen van deze organisaties. Uw persoonsgegevens blijven altijd binnen de Europese Economische Ruimte en worden niet doorgegeven aan andere landen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

De gemeente bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. De persoonsgegevens worden meestal 5 jaar bewaard. 

Wat is de wettelijke reden?

De gemeente Heerlen gebruikt uw persoonsgegevens vanuit onze wettelijke bevoegdheid en publiekrechtelijke taak. In sommige situaties mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken als er een levensgevaarlijk geval is. In de AVG heet dit een ‘vitaal belang’.